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＜目的別＞サロン管理システムの選び方

予約や顧客管理をより効率よく行うために、目的にあったシステムの利用は重要です。ここでは数多くある予約管理システムをどのように選べば良いか、ポイントを紹介しています。これから新しく導入を考えている方、違うシステムからの乗り換えを考えている方はぜひ参考にしてください。

失敗しないサロン管理システム選びのポイント

さまざまな種類が販売されているサロン管理システムのなかで自分のサロンに合う最適なシステムを選ぶために必要な比較すべきポイントをご紹介。ぜひ参考にしてみてください。

1.必要な機能を必要なだけ揃えているか

システム選びで重要なのが機能性。サロン管理システムにはさまざまな機能が備わっていますが、サロンオーナーが注目すべきは「予約管理機能」です。

「あたりまえだ」と思う方も多いでしょう。しかし、この2つの機能を最低限そろえることが重要なのです。なぜなら、いくら豊富な機能を取り揃えていても使わない・使い勝手が悪い・そもそも要らないなどの問題は非常に多く起こりえます。

ご自身のサロン経営の方針や戦略に合わせて必要な機能を随時拡張させていくほうが、費用対効果も高く、失敗しないサロン選びとなるわけです。

2.操作性・機能の必要性を見極めるための無料プランの有無

無料プランがあるサロン管理システムかどうかは、システム選びの際に非常に重要なポイント。

システムによって扱える機能や期間は異なりますが、画面操作の使いやすさやビジュアル面でのわかりやすさなどの「使ってみなければわからない」ことは無料プランを利用して見極める必要があります。

ご自身のサロンにはどんな機能が必要で、どういう使い方ができるかを知れるのも、無料プランを利用することのメリット。

たとえば複数店舗を構えていないサロンに「多店舗管理機能」という機能はいりませんよね。これは非常に極端な例ですが、サロン管理システムには細かい機能がさまざまあります。どのシステムが自分が経営するサロンに必要な機能を多く取り揃えているのか、確かめるためにも無料プランの利用をおすすめします。

3.月額のランニングコスト・年間のトータルコストの安さ

月額や年間にかかるコストにきちんと目を向けるサロンオーナーこそ、右肩上がりの業績を維持し続けています。サロン経営の方法や戦略は、サロンの数だけあると言っても過言ではありません。これは、必要なコストはサロンによっても異なるという意味でもあります。

しかし、多くのサロン管理システムは一様に機能を豊富にそろえることで単価を上げている傾向にあり、サロンごとに最適なシステムかどうかの判断はサロンオーナーにゆだねているのが現状です。

そのため今のサロンオーナーに求められる力は、必要な機能とそれにかける必要なコストを洗い出し、どのシステムが一番費用対効果の良いシステムなのかを判断する力なのです。

4.経営方針・戦略に合わせて機能を追加できる拡張性

いつまでも同じ経営でうまくやっていけるサロンがあるのなら、どんなサロンオーナーも経営に関して頭を抱えることはなくなるでしょう。しかし、それほど現実は甘くありません。

サロンを経営するうえで必要なのは新規客の獲得とリピート客（固定客）の増加。そのためには広告戦略はもちろん、顧客満足度の向上施策など、さまざまな戦略をその時々にあわせて変化させていくことが求められます。

その際に同時に必要となるのが、導入しているシステムの拡張性。ホットペッパーとの連携やSNSでのコミュニケーション、または細やかな売上予測やスタッフ管理機能など、サロン管理システムが持つさまざまな機能を随時拡張していけるかどうかを、導入時点で把握しておくと後々の経営戦略に対応しやすくなります。

新規導入と乗り換えによって選び方が大きく異なる

サロン管理システム選びは、新規開業か乗り換えかによって選ぶポイントが変わってきます。実際に、このサイトのトップページでは「VERSE」「Gizamファンくる」「ワンモアハンド」「SOSIA POS SALON」の4システムをイチオシとして紹介していますが、目的別になるとおすすめするシステムが少し異なります。

新規出店で導入する際に気を付けたいポイント

初期費用が少なく、契約期間も短いシステムを選ぶ

新規で導入する場合はできるだけ導入リスクが低いシステムを選ぶことが大切です。開業しても必ず成功するわけではないですし、いざ開業してみたら自分たちの運用とマッチしない可能性もあるからです。重要なのは、新規導入では初期費用が少なく、契約期間も短いシステムを選ぶことです。そうすれば仮に導入したシステムがダメだった場合もすんなり違うシステムに乗り換えられます。なかには3年、5年の長期契約もありますが、途中で乗り換えるとなると多額の違約金が発生します。こうしたリスクを負わないためにも、無料お試しプランのある会社を選びミニマムスタートで始めましょう。ただし、無料プランだからと言って機能が少ないものだと運用に支障が出ます。こちらのページでは「優良な無料プラン」を見極めるポイントを紹介していますので併せて参考ください。

新規でサロン管理システムを導入する際
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他社へ乗り換える際に気を付けたいポイント

ランニングコストと機能をしっかりと比較する
乗り換えを検討しているということは、今のシステムに対して価格や操作性、機能など何らかの不満を抱えているのだと思います。できるだけ早く新しいシステムに切り替えたいと焦る気持ちがあるかもしれませんが、乗り換え先のシステムの運用シミュレーションをしないまま勢いで決めてしまうと、導入後に思いもよらなかった別の問題が発生する可能性もあります。費用面での問題で乗り換えを検討している場合は、ランニングコストを比較し、機能面で不満を持っている場合は、新たに追加したい機能の有無をしっかり確認しておきましょう。

乗り換えでサロン管理システムを導入する際
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目的を明確に設定する

美容室は、顧客の管理が非常に重要な職種です。だからと言って、漠然と顧客管理ソフトを導入しても、あまり意味がありません。目的を明確に設定する事で、せっかく導入した顧客管理ソフトを無駄にせずに済むのです。目的もなく、ただ単に導入しただけでは、何の意味も持ちません。

一人一人のお客様の満足度を上げて顧客を逃がさないようにしたいのか、全体的な顧客の動向や売上を把握して、これからの経営戦略に役立てたいのか、そういった具体的な目的をもって顧客管理ソフトを利用すれば、あなたの美容室に大きな利益をもたらしてくれるでしょう。そのような目的意識を持って使う事で、顧客管理ソフトを導入した意味が出てくるのです。

顧客管理ソフトは、とても便利なものです。お客様の氏名や住所、過去の施術内容、その時の担当者、来店回数、さらには画像やカルテ、髪質、リピート率などまでを登録する機能がついているので、お客様の情報を忘れることなくしっかり把握することが出来ます。これを、人間の記憶や紙媒体の記録、もしくはエクセルなどを使って自分で登録するにしても、顧客管理ソフトの便利さと優秀さには敵いません。

だからこそ、店舗としての目的をはっきりさせる事で、その優れたソフトを使いこなす事が出来るのです。顧客管理ソフトを使いこなす事が出来れば、サービス向上にも繋がりますし、効率的な集客方法を見つけるヒントにもなります。集客数のアップなど、あなたが今まで悩んでいたことも、解決に向かって行くでしょう。

使いやすさ・利便性について

どういった目的をもって顧客管理ソフトを導入するかを決めたら、次はそのソフトの使いやすさや利便性を考えましょう。闇雲に目についた顧客管理ソフトを導入すればいい、というものではありません。自分の目的を果たすために必要な機能が搭載されているか、そして、その機能は使いやすいかどうかを考えて顧客管理ソフトを選ばないと、後々まで面倒な事務が増えてしまったり、下手をするとそのソフト自体が役に立たなかったりしてしまうこともあり得るのです。

忙しい日々の中で、システムの操作方法が煩雑であれば、そちらに力を費やしてしまう事になってしまい、本末転倒になりかねません。スタッフや経営者の立場になって、顧客管理ソフトを導入した目的を果たすための操作が直感的に行えるかどうかが重要なのです。これが疎かになっていると、記録のミスや漏れが起こってしまうことも考えられます。

さらに、この情報はとてもセンシティブな顧客情報になります。そのデータを安全に管理できるかどうかも、顧客管理ソフトを選ぶ際に考えなくてはいけません。パソコンに不具合が起こった時などにもすぐに復旧できるようでなければ、パソコンが壊れる度にサービスの質が低下する事にも繋がりかねません。そのような事のない、安心して使用できる顧客管理ソフトを選ぶ必要があるのです。

不明点などを解消できるサポート体制が備わっているか

使い勝手が良くて安心・安全な顧客管理ソフトを選ぶ事が出来たとしても、始めのうちはやはり分からない事も多いと思います。パソコンに慣れている人でも、初めて使うソフトには苦労するものです。顧客管理ソフトをさらに効果的に運用するためには、独自の運用をしたり、店舗のオペレーションに合わせて顧客管理ソフトを使いこなしたりしなくてはいけないのです。

分からない事が出てきたとき、すぐにそれを解消してくれる体制が整っているかどうかも、顧客管理ソフトを選ぶ際のポイントとする必要があるのです。

店の経営と直接かかわってくる顧客管理ソフトの疑問点は、その時すぐに解消したい物です。ですから、出来ればメールではなく電話によるサポートが受けられるものがいいでしょう。電話で対応してくれる時間も調べて選ぶ必要があります。パソコンの遠隔操作で不具合や疑問点を解消してくれる体制が整っているとなお良いですし、ソフトの技術的な使い方だけでなく、運用方法による相談も受け付けてくれると、さらに顧客管理ソフトを効果的に使う事が出来ます。

ソフトを売り付けたらそれで終わり、といった会社も中には存在します。そんな会社が提供する顧客管理ソフトは、使用する側の立場に立って作られていない事も多いので、あまりおすすめできません。導入後のサポート体制がしっかり整っている顧客管理ソフトこそ、使用者の立場に立って作られている可能性が高いのです。

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【番外編】サロン管理システム導入で顧客満足度が上がる3つの理由

サロン管理システムを導入すれば、顧客が予約の際に感じる面倒くささをなくすことができます。自分が行きたい日にキャンセルが出たとき、すぐに予約できたら喜んでもらえることでしょう。

コミュニケーションの壁をなくして、来店しやすさをもたらすことも可能です。情報の登録により、サービスの質がより向上し、顧客満足度も上がっていきます。

予約でのストレスがなくなる

サロンの予約作業は毎回負担となります。

スマートフォン、パソコン、タブレットなど複数の機能からアクセスできるようになっていれば、ストレスなく予約ができるようになるでしょう。

タブレットを見ているのに、予約するためだけにパソコンをわざわざ起動するというような面倒くささがなくなります。

また、「キャンセル予約」は顧客にとって、自分が行きたい日時を諦めずに済む方法です。

本当は行きたい日があるのにその日に行けないというのは、顧客にとってお店から足が遠のくきっかけとなります。例え予約でいっぱいでも、キャンセルが出てお店に行くことができれば、「諦めていたのに行ける！」というラッキー感をもたらしてくれます。

コミュニケーションの壁をなくす

システムを介して双方のコミュニケーションを円滑にすることで受けるサービスの質も向上し、顧客の満足につながります。

システムが多言語対応だと、言語が違う人でも難なくお店に行くことができます。「行ってみたいけれども言葉の壁で予約さえできない」という顧客のジレンマがなくなるでしょう。

スタッフが外国語を話せなくても、あらかじめどのサービスを受けたいのかシステムを使って伝えておくことにより、スムーズなコミュニケーションが可能です。

また、人との会話が苦手で電話での予約さえ緊張してしまい、行きづらいという場合がありますが、システムを利用することで人とのコミュニケーション自体が苦手な人でも、ストレスなく予約でき、お店に行くことができるようになります。

顧客情報やスタッフ情報の登録でサービス向上

毎回来店するたびに顧客のほうから同じことを説明するのは意外と苦になり、「前も説明したのに…」と不満をもたらすことになってしまいます。

「顧客情報」を登録しておくと、その顧客のことをよく知らないスタッフでも情報を把握することができ、個々の顧客に合わせた接客をすることでスタッフの質も上がります。どのスタッフのサービスでも満足してもらえるようになるでしょう。

「スタッフ情報」が登録されていることにより、指名も簡単にできるようになります。遠慮しがちで本当は指名したいのにできない顧客も、システムでの指名であればしやすいです。

スタッフ情報があらかじめわかっていれば、新規の顧客でも安心してお店に行けるでしょう。自分の受けたいコースにそのスタッフが入れるかどうかもわかっていれば、受けるコースの選択を誤らずに済みます。