エステサロンの予約管理

紙ベースの予約管理の場合、電話が鳴ると施術を中断して顧客カルテを探して…ということは良くある話。ここでは、エステサロンワークの効率化に必須の予約管理と予約システムについて紹介しています。エステサロンにおいて、システム導入後の効果実感などの口コミ情報もまとめています。

エステサロンの予約管理＆予約システムとは

エステサロン向けシステムの特徴といえば、予約管理が挙げられるでしょう。

• ワンクリックで予約を打ち込んでスケジュールを管理
• 携帯予約・WEB予約にもリアルタイムに対応

紙のカルテとは異なり、電子カルテであればスピーディに予約が取れて、サロンワークを驚くほど効率化できるのがメリット。カルテを置くスペースも必要ないので、顧客が増えても安心。

さらに、売上アップにはWEB予約機能も必須でしょう。24時間WEBでの予約に対応することで、取りこぼしなく最大限まで予約を入れることが可能。電話対応の手間も省けるので、その分、接客や経営分析に時間を割けるのも魅力です。

売上がアップしたサロンからの口コミもまとめてみたので、どんなメリットがあるか、ぜひ参考にしてみて下さい。

【予約管理機能あり】業界別の
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エステサロン管理システムの予約機能で売上向上を実現した口コミ

サロンならではの機能が揃っている

顧客管理システムを探していましたが、サロン向きではないものが多くてなかなか納得のいくものに出会えませんでした。システムを導入してからは、お客様から予約方法が分かりやすい、マイページから予約やチケットの残数が確認できる、と好評をいただいています。

予約も売上もカルテもこれ1つで管理できることで日常の業務の手間が一気に解消しました。

カルテと連動して予約管理ができる

カルテのペーパーレス化をしたく、システムを導入しました。外出時、ネット環境さえあればスマホでも予約確認ができるところが重宝しています。予約がどういう状況なのかがいつでもすべて分かること、これはかなり大きいメリットです。

操作画面が見やすくて分かりやすいから、顧客に対してのサービスの把握がしやすいし、仕事が早く進みます。カウンセリングメモや施術メニュー、チケットの残回数などの作業的な部分の把握もしやすいです。

多店舗展開でもワンストップで行える予約管理

店舗ごとに施術メニューや料金システムなどが異なる十数件のサロンを経営しているため、店舗ごとに予約管理を確認できて、顧客情報の記録や整理がしやすいシステムが必要でした。

導入したシステムは店舗ごとの固定客に合わせレイアウトを変更できるため、お客様からも利用しやすいと好評です。店舗ごとの情報はもちろん、グループ全体の把握も一元管理できるようになりました。

予約管理にかかる時間が短縮

導入することによって、これまでは紙ベースで行っていた記録がPC管理になり紛失もなくなり、きちんと管理できるように。お客様の入店開始時間・終了時間が分かるようになったことで、お待たせする時間も少なくなりました。

また、電話やFAXなどの作業が軽減され、無駄な仕事がなくなり一日の業務の締めもスムーズになりました。出先などいつでもどこでも確認できるので、情報共有が早くなったこともメリットとなっています。

エステサロン集客にWEB予約が欠かせない6つの理由

今はエステサロンの集客にWEB予約が欠かせません。ここからはその理由を6つ解説していきます。

1.予約状況が一目瞭然！お客様のわずらわしさを解消

電話予約の場合、お客様の指名スタッフや施術内容などを聞いたり、予約状況を確認したりしていると、どうしても時間がかかってしまいます。しかもお客様の希望日に予約が入れられないとなると、せっかく電話してくれたお客様にストレスを与えかねません。

そこで、WEB予約を利用すればお客様も予約状況が一目瞭然。お客様が感じる「予約のわずらわしさ」を解消できるのは、WEB予約の大きなメリットです。

2. WEB予約で電話対応の時間を削減して生産性を向上

お客様がエステサロンに来店しているときに電話が鳴ると、受付専門のスタッフがいる場合を除いて、お客様の施術を中断して電話応対する必要があります。この場合、施術の時間が伸びてしまうのはもちろん、電話が多いときは次のお客様を待たせてしまうことにもなりかねません。

仮に電話対応に1回3分かかったとして、100人の予約対応をした場合は300分、つまり5時間も電話対応に時間を使っていることになります。

しかし、WEB予約を取り入れていれば、予約対応の時間を大幅に削減できるわけです。削減できた電話対応の時間をほかの業務に使うこともできます。

例をあげると、

• 5時間削減できた場合はあと二人お客様を施術できる
• 休憩時間が増やせる

など。

結果的により良い接客やサービスの提供ができるようになり、さらには従業員の満足度アップにもつながるでしょう。

3.お客様情報の分析で収益アップにつなげられる

WEB予約を取り入れることで、お客様情報の管理も可能になります。予約時のお客様の要望を収集、年代別にどのようなサービスを利用しているか把握することで、サービスを利用していないお客様に提案することもできます。

また、どの時期にどういったサービスの利用が多いかを分析することで、販促の手がかりにすることも可能です。

情報は経営の要。サービス向上、収益アップにはWEB予約は欠かせないと言っても過言ではありません。

WEB予約を利用するお客様はホームページを見ているということですから、サービスメニューをしっかり紹介できれば収益アップにもつながります。新しいサービスの広告も載せられますし、WEB予約のメニュー選択で追加サービスを選ぶ確率だって上がるかもしれません。

4.営業時間外も確実！24時間予約受付ができる

1日のうちでインターネットの利用人数が多い時間帯は、昼の12時と夜の20時から22時頃です。

エステサロンはもちろんお昼は営業していますが、夜の時間帯になると営業時間外のところも多いでしょう。営業時間外には電話予約しか受け付けていない場合、その時間帯に「エステサロンに行きたいからすぐに予約したい！」と思ったお客様の予約をとりこぼしてしまうことになります。

その点、WEB予約であれば24時間お客様が好きな時間にすぐ予約を入れられるので、予約の取りこぼしを未然に防ぐことができます。

5.電話予約だけだとお客様の取りこぼしが発生してしまう

インターネットが普及した現在、エステサロンの予約をWEBから行う人が増えています。
WEB予約しか利用しないお客様が多くなると、一方で電話予約にしか対応していないエステサロンはお客様の取りこぼしが発生してしまいます。そのため、WEB予約ができないエステサロンはお客様を他店に誘導しているようなものです。

6.お客様の継続利用を促進できる

ホットペッパービューティーアカデミーのアンケート結果（※1）によると、「現在利用しているサロンの継続理由」の1位はネット予約となっています。ネット予約ができないと、せっかく初めて来店していただいたお客様の次回来店を取りこぼすことになりかねません。

これほどまでにネット予約を利用しているお客様が多いのですから、やはり導入しない手はないでしょう。

予約管理の手法と導入のポイント

エステサロンにおける予約管理は、業務効率を向上させ、顧客満足度を高めるために極めて重要なプロセスです。適切な予約管理方法を採用することで、スタッフの負担を軽減し、顧客体験を向上させることができます。

手動での予約管理

エステサロンの予約管理方法として、基本的なのが手動による管理です。この方法では、電話や店頭での予約を受け付け、それを紙の台帳やスケジュール帳に記載します。手動管理は特別なシステムを必要としないため、初期費用がかからないというメリットがあります。また、小規模サロンや個人事業主の場合、導入コストの低さから選ばれることが多い手法です。

しかし、手動管理には複数の課題があります。たとえば、予約の重複が発生しやすいことや、スタッフ間での情報共有が難しいこと、さらに更新時に誤記入のリスクが伴うことが挙げられます。特に、予約の変更やキャンセルが頻発する場合、紙のスケジュール帳では対応が煩雑になりがちです。

Excelやスプレッドシートの活用

次に、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用した予約管理があります。この方法では、紙ではなくデジタルフォーマットを使用して、予約情報を一元管理します。Excelの関数を活用すれば、自動計算やフィルタリング機能を使った効率的なデータ管理が可能です。また、Googleスプレッドシートを利用すれば、複数のスタッフ間でリアルタイムに情報を共有することができます。

この方法の大きな利点は、情報の検索性が高く、修正や更新が容易な点です。また、データのバックアップが取りやすく、紛失のリスクを軽減できます。ただし、リアルタイムでの同時編集が可能な反面、誤操作によるデータの上書きや消去が起こる可能性もあるため、注意が必要です。また、顧客ごとの施術履歴や特記事項を管理するには、手間がかかる場合があります。

顧客との直接コミュニケーションを活用した予約管理

LINEやメールを活用し、顧客と直接やり取りを行う方法も一般的です。この方法では、予約の確認やリマインドを直接顧客に送信することで、確実に予約状況を伝えられます。特に、若年層やデジタルツールに慣れた顧客が多い場合、この手法は非常に効果的です。

しかし、この方法には手動の要素が多く含まれるため、対応に時間がかかることがあります。スタッフの負担を増加させる可能性があるため、顧客数が多い場合や忙しい時期には効率が悪化する恐れがあります。そのため、適切なタイミングでの送信スケジュールや、テンプレートを活用したメッセージ作成が鍵となります。

予約管理システムの導入

近年では、多くのエステサロンが予約管理システムを導入しています。予約管理システムには、オンライン予約の受付、顧客情報の自動管理、リマインドメールの自動送信など、多岐にわたる機能が備わっています。これにより、予約の取りこぼしや重複のリスクを大幅に低減することができます。

また、24時間対応の予約受付機能を持つシステムでは、営業時間外にも予約が可能となり、顧客満足度を向上させる効果が期待できます。さらに、顧客の施術履歴や好み、注意事項をデータベースで一元管理することで、個々の顧客に合わせたサービスを提供することが容易になります。

一方で、予約管理システムの導入には一定のコストがかかります。また、システムの選定や導入、スタッフへのトレーニングに時間がかかる場合もあるため、事前の計画が必要です。複数のシステムを比較し、自社のニーズに適したものを選ぶことが重要です。

サロンの特性に合った予約管理を選択する

エステサロンの予約管理は、顧客満足度を高め、効率的な業務運営を実現するための重要な要素です。手動管理、Excelやスプレッドシート、LINEやメールを活用したコミュニケーション、そして予約管理システムの導入など、さまざまな方法があります。それぞれの手法にはメリットとデメリットがあり、サロンの規模や顧客層、スタッフ数に応じて適切なものを選択することが求められます。

特に、顧客数が増加し、複雑な管理が求められる場合には、予約管理システムの導入が効果的です。システムを活用することで、ミスを抑えつつ、顧客一人ひとりに合ったサービスを提供することが可能になります。今後の運営方針を見据えた管理手法を選択し、効率的な運営を目指しましょう。