集客・顧客管理を最適化!サロン管理システムなび » サロン開業に必要なシステム基礎知識

サロン開業時に必要なシステムは?基礎知識ガイド

サロンの開業では、イレギュラーな出費や予想外の作業が発生する事もあるので、慌てないように事前にしっかりと開業の流れをシミュレーションしておくと安心です。

また、新規サロンはネットに情報がなく口コミによる集客が難しいもの。SNSの特徴から自社サロンに何が向いているのか選定し、うまく活用する事で運営を軌道に乗せることができます。

目次

「紙よりデータ」で管理することのメリットは?

書類管理では、顧客情報が増えるほど管理スペースを広く確保する必要がでてきます。ところが、データ管理であればその必要はありません。最近ではクラウドも浸透してきており、見えないスペースに大量に保管できます。また、データ管理であれば検索機能で瞬時に必要なデータを取り出せると効率的です。

サロンを開業するまでのステップ

Step1:開業準備と計画

新規開業に役立つ情報を集めるのと同時並行で、関連するセミナーなどに参加し、開業のイメージをつかむことが大切です。また、資金計画や事業計画などは開業1年前をめどに作成しておきます。

事業計画では、出店候補地選定が大切なポイント。自分が考えたサロンのコンセプトが地域に合っているかを確認するようにしましょう。

Step2:計画の実行

開業6ヶ月前をめどに開業スケジュールを作成します。開業のために具体的な決定をしていく時期です。サロンを開業する立地や物件、導入する機器などを検討し、スタッフ募集やマネージメントを行います。役所などへの申請も忘れずにおこないます。

Step3:開業までラストスパート

開業の1ヶ月前は広告や宣伝などを活用し、お客様に新しいサロンが開業することをアプローチします。それと並行して、サロン経営の基本となるスタッフ教育や仕入れ体制、労務、会計管理も整え、スムーズにスタートできるようにシュミレーションしておきます。

また、オープンしてからの顧客管理方法を選定しておくと、慣れない中でもスムーズな顧客対応が可能になります。紙による管理では記入漏れや紛失、探すのに手間がかかるなど効率面で不安がありますので、施術に集中するためにもデジタル管理にするのがおすすめです。途中から移行するのは大変なので、最初からデジタル管理で始めると楽です。

実際に開業したオーナーの事例【職種別】

エステサロン

東京都吉祥寺にエステサロンを開業したエステティシャンの事例をご紹介します。

「女性がコンプレックスを相談しやすいサロンでありたい」をコンセプトに、2000年に東京吉祥寺にオープン。痩身、フェイシャル、光脱毛、ワックス脱毛、ブライダル、マタニティエステと多数のエステメニューを提供しています。

予約などの事務手続きは顧客管理システムで管理をしていますが、サロン運営に必要な機能が充実しているシステムはなかなかなく、仕方なく近い感じのシステムを使用していました。お客様から「わかりにくい」と不評だったことからも、別システムを検討。エステサロンに特化した機能が揃っているシステムに変更すると、「予約方法が分かりやすい」「マイページで予約状況が確認できる」とお店への評価が高まりました。

エステサロンの開業について詳しく見る

ヘアサロン

数社で店長を経験し、業務委託、そして独立と紆余曲折しながらご自分の夢を叶えた美容師の方を紹介します。

業務委託での経験を活かし、独立開業については順調にスタート。ただ、スタッフを集めるのが大変で、年々採用しにくくなってきていました。採用できてもオペレーションを覚えてもらうまでに時間がかかるため、成長できる環境づくりを意識するように。また、基本的に面接で落とすことはせず、実際に働いてもらいながら向き不向きを判断してもらうなど、あくまでも本人の意志を尊重することを大事にしています。

独立を考えているスタッフに対しては、成長を見守りながらアドバイスするなどの応援姿勢で、前向きに次のステージに送り出していることからも、今では開業当初のスタッフはいません。現在はサロンの他、美容ディーラーや経営アドバイスもおこなうなどして複数の会社を経営しています。

※参照元:Reservia公式HP (https://rsvia.co.jp/case/168standard/)

美容室の開業について詳しく見る

ネイルサロン

他店から転職・抜擢され、ゼロからの出店に奔走するネイリストさんを紹介します。

ファッションとネイルの融合をコンセプトにした、閑静な住宅街にある隠れ家的サロンです。ファッションの一部として、その時々の雰囲気を楽しめるネイルを提供しています。

オープンして10年たち、訪れるお客様の約8割はリピーター。ですが、オープン当初はお客様はゼロでした。末永くお付き合いしてもらえるサロンを目指していたことからも、必要以上に割引はおこなわず、ブログで積極的に情報発信。それは今も続けられています。

時代性を取り入れつつ、流行りばかり追いかけない。お客様一人一人の個性を大切にした接客で、次第にファンが増加。ファッションモデルの女性などに注目されるネイルサロンに成長しています。

ネイルサロンの開業について詳しく見る

マツエクサロン

技術代無料のサブスクで瞬く間に会員数を増やしたサロンの事例です。

2015年に創業し、美容院、アイラッシュサロン、ネイルサロン、エステサロンと4店舗経営にまで成長。順調に売り上げを伸ばし店舗のを拡大していましたが、激しい競争状態を打開するため、2021年にサブスクサービスを開始しました。

制度設計に数年と時間をかけて取り組み、自社商品を中心にしたサービス設計で技術料は無料にして提供。シャンプーからスタートし、ヘアケアからボディケア、アイメイク、メイクアップ、レグランス、インナーケアと拡大しています。

ホームケア商品がお得な金額で購入でき、プロの施術が無料で受けられるサブスクは、開始1年後には1800名以上の会員数にまで成長し、退会率も3%と低くなっています。売上は160%アップするなど、その勢いはコロナ禍でも衰えていません。

マツエクサロンの開業について詳しく見る

サロン開業時にシステムを導入するメリット

客足の絶えない人気サロンを作り上げるためには、サロンの開業時にシステム導入についても同時に検討しておくのがおすすめです。施術以外の事務作業の多くをデジタルにすることで、スムーズな運営体制が可能になり、接客に時間が取れるので多くの予約の確保や、お客様の満足度を高めるためのサービスに集中できます。ここでは、システムを導入することによって期待できるメリットをご紹介します。

売上管理

数年前までは、エクセル等の計算ソフトを使って売上管理をおこなわっているサロンも珍しくありませんでしたが、レジ機能が発達したことから現在では多くのサロンでPOSレジシステムが使われています。

POSレジシステムは、金銭のやり取り情報を記録・集計できるだけでなく、データから分析や管理も可能にするなど単なる会計作業だけに終わらない多機能システム。売上管理に便利な機能が充実しているだけでなく、軽量化などの開発やiPadに専用のアプリをインストールするだけで使えるなど、利便性も考えられたPOSレジシステムが出てきています。

このPOSレジシステムとサロン管理システムと連携して使う事で、売上管理の一元化が可能になります。計算ソフトへの打ち込み作業という無駄な業務が不要になり、スタッフの負担も減少。お客様への対応に集中できるようになるため、サービス品質の向上にも繋がります。

予約管理

電話で予約受付を行う場合、見込み客が「このサロンに行きたい」と予約を思い立った瞬間が営業時間外であれば、それだけで来店意思を削いでしまう可能性があります。仕事や学校などの合間に連絡を入れるのも煩わしく感じられるものですし、せっかく電話しても通話中で繋がらない状態になると、それだけで「もういいかな」と来店を諦めてしまう方も少なくありません。

見込み客の来店意思をしっかりと実際の来店につなげるには、来店意識が高いうちにスムーズに予約できる体制が必要です。インターネット上で24時間対応できる予約プラットフォームがあれば、いつでもどこでも思いついた時に予約ができるので、お客様の気持ちが向いているチャンスを逃さず、またお客様にストレスを感じさせることもありません。

さらに、サロン側にとってもメリットがあります。システムで予約管理を一元化すると、予約の空き状況がリアルタイムではっきりと見える化できます。WEBサイト上で一覧表示しておくことで、サロン側だけでなく顧客の利便性も向上。予約のダブルブッキングの発生も防げますので、お客様を待たせたり、専属スタッフの施術が受けられないなどのトラブルが回避できます。

システムで予約管理を自動化して全ての顧客情報をデータベースで管理できれば、予約管理・顧客情報管理に関する時間的コストである人件費が削減できるという金銭的なメリットにも繋がります。

集客

サロン管理システムを利用していない場合では、フォローメールの送信など担当スタッフによる顧客へのアプローチに多大な時間と労力が取られます。ところが、サロン管理システムでは、決められた日時に顧客に対して適切なメッセージを自動で送信することが可能なので、そうして手間がありません。メッセージの送り忘れもなく、すべてのお客様への対応が漏れなくおこなわれ、スタッフの事務作業への労力をカットするだけでなく顧客満足度を高めるといい事尽くしです。

また、サロン管理システムでしばらく来店されていないお客様に対して来店を促す機能があります。頻繁に来店する顧客、しばらく来店していない顧客、最近初来店した顧客など、来店の頻度や回数によって顧客を属性分けし、DMでその属性に応じたクーポンやキャンペーンの案内を発信するなど、リピート率向上に働きかけるための設定も細やかです。

他にも、何種類かのフォローメールを送信する機能を備えたシステムもあります。来店予約を直前確認するリマインドメールで無断キャンセルを防止したり、来店できなくなった場合のキャンセルや予約変更を案内。来店後のお礼を述べるアフターフォローメールで口コミ投稿をお願いしたりするなど、様々なケースに対してサロン運営を円滑的におこなえるようにするためのフォローメールが用意されています。

在庫管理

サロンで販売する商品や、サロン内で使用する材料の在庫管理もシステム上で一括して行えます。

在庫数や過去の発注履歴の確認作業が簡単に行えるので、スタッフの業務負担を軽減しヒューマンエラーを防止。さらに、在庫状況をスムーズに洗い出せるので品切れによる機会損失がなくなります。過剰発注や在庫過多といった無駄も解消できるため、コスト削減につなげることができます。

また、在庫の消費状況から商品の売れ行きや材料の消費傾向も簡単に分析できるため、経営判断に役立てていくことも可能です。

SNSを活用した集客

サロン運営では、その業態のもつ性格上、SNSと相性が良いと言われています。SNSの有名なものとしてはTwitterやFacebook、Instagram、YouTube、LINE がよく知られています。他にも、Pinterest(ピンタレスト)やTikTok(ティックトック)など様々なSNSがあり、若者を中心に流行を生み出す源となっています。

今や情報収集はSNSが中心となっており、SNSなくして集客はできないといわれているほどですから、SNSに不慣れでも導入を検討したいもの。ただ、SNSであればなんでもいいというわけではありません。SNSそれぞれに特徴があるので、その特徴を活かした発信が大切なポイントになります。

また、投稿する内容にも配慮が必要です。お客様が知りたい情報をピンポイントで伝えられるようにしないと意味がありません。重視されているのでメニュー料金や店舗の場所、サービス内容です。エステや脱毛サロンとなると、そこにビジュアルとしての情報も望まれます。

SNSの中でもビジュアル情報の発信に長けているのはInstagramです。Instagramは検索に強く写真も大きく目立つ形で表示されますので、「映える」写真でお客様の興味関心をグッとつかむことができます。文字以上に写真の訴求力は強いので、美を追求するエステや脱毛サロンでは施術後のイメージをおのずと膨らませることができ、また非日常的空間を演出し特別感を出すのにぴったりです。

集客のポイント

SNSを活用する上で大切となるのは「定期的な投稿」です。この手法についてはチラシなどを使った集客方法と考え方は同じなのですが、とにかくお客様やその予備軍となる方の目につかないことには効果を発揮しません。

とはいえ、あまり過剰に投稿しすぎてもフォロワーとなっているお客様には鬱陶しいものと映り、最悪はブロック・フォロー解除にも繋がりかねません。匙加減を大事に適度な投稿量を意識し、1日数回、最低でも1日1回のペースで投稿することが効果的なアピールに繋がります。まだフォロワー数が少ない状況ではユーザー検索を行い、「いいね」やコメントを付けるなどの行為もフォロワー数アップに繋がりやすくなります。

SNSを利用する上で注意すべき点

SNSで情報発信する際には、なるべく投稿する情報を統一するのがポイントです。ありがちな失敗としては、「とにかくお客様にいろいろ伝えたい」と写真やキャンペーン情報などを雑多に投稿してしまうことです。統一性のないごちゃごちゃした情報はただ煩わしく、お店のイメージまでも下げてしまいます。

また、SNSごとに情報の向き不向きがあるので、そのSNSの特性やユーザー層を考えて複数のSNSを使い分けるのも大事なポイントになります。例えば、Twitterは文字情報と相性がいいのでキャンペーン情報を掲載するのに向いています。Instagramは画像と相性がよく、かつオシャレさを好むユーザーが多いので、見栄えのよい写真を中心に掲載すると気に入られやすく、そこから公式サイトやTwitterなどで情報の閲覧、来店など次に繋げやすくなります。

さらに、ハッシュタグ(#〇〇〇〇)を上手に使うことで、フォロワー以外のユーザーの目につきやすくなる点も重要です。例えば、港区で脱毛サロンをしている場合は「#港区 #脱毛サロン」と書けば、「港区」で検索された時に表示されますし、「脱毛サロン」で検索されたときにも表示されます。「#人気の脱毛メニュー」などもいいかもしれません。

ただ、ハッシュタグは投稿する文の文字数制限を超えなければいくつでも書くことができますが、欲張ってたくさん書いても本来伝えたい情報に割ける文字数が減ってしまいます。見た目の印象もあまり良くありませんので、適度な数と目につきやすいワードを意識するのがポイントです。

⽬的に合った、導⼊しやすい
3つの「サロン管理システム」をご紹介

顧客情報やコース消化の管理
エステ・脱毛サロン向け
Treasure Box2
(プロ・フィールド)
Treasure Box2
画像引用元:Treasure Box2公式HP
(https://tre-box.com/)
主な基本機能
  • 予約管理
  • 分析管理
  • 顧客管理
  • 店舗売上管理
  • DM/
    メール管理
ポイント
  • 役務残を表で管理できる
  • 集客狙いのLINE連携あり
  • 複数店舗の経営管理も可

「Treasure Box2」の
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【回数券管理】システムの
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外部予約サイトや多店舗運営の管理
ネイル・マツエクサロン向け
サロンコネクト
(セレナーデ)
サロンコネクト
画像引用元:サロンコネクト公式HP
(https://salonconnect.jp/)
主な基本機能
  • 予約管理
  • POS/
    売上分析
  • 顧客管理
  • 電話予約反映
  • 予約キャンセル
    自動処理
ポイント
  • 予約ポータルサイト連携
  • 連携はリアルタイム反映
  • ダブルブッキングを防ぐ

「サロンコネクト」の
詳細を公式HPでみる

【⼀元管理】システムの
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ネット受付+POSレジで管理          
美容室向け
Square 予約
(Block, Inc.)
Square予約
画像引用元:Square予約公式HP
(https://squareup.com/jp/ja/appointments)
主な基本機能
  • モバイル
    予約管理
  • 顧客管理
  • QRコード決済
  • 手入力決済
    授業員管理
ポイント
  • アプリで気軽に使える
  • ⽉額0円からスマホで登録
  • 事前決済にも対応できる

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【予約管理】システムの
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【選定基準】      
2020年10⽉~2023年3⽉9日調査期間で、「サロン管理システム」とGoogle検索してヒットしたサービスを抽出。81サービスの中から、「初期・⽉額費⽤」を提⽰しており、かつ「契約期間の縛りがなく、違約金も発⽣しない」サロンオーナーにとって導⼊ハードルの低い3社をピックアップしました。
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